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Gesetzeskonforme Dokumentation von Telefonaten nach MiFID II


Gesetzeskonforme Dokumentation von Telefonaten nach MiFID II
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21.12.2017 | PhoneRecorder zeichnet Finanz-Beratungsgespräche rechtssicher auf

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Die gesetzeskonforme Dokumentation von Beratungs- und Verkaufsgesprächen gehört zum Tagesgeschäft von Finanzdienstleistern. Doch mit der ab 3. Januar 2018 in Kraft tretenden Verordnung MiFID II ändern sich die Vorschriften. Die Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation wird neu geregelt. Nach neuem Recht sind nun quasi alle Beratungsgespräche aufzeichnungspflichtig. Der Anbieter PhoneRecorder stellt die dafür erforderliche Infrastruktur zur Verfügung – auch für Handy-Gespräche. Eine zusätzliche Hardware oder App ist nicht nötig, egal von welchem Anschluss telefoniert wird.

Für nach dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) lizensierte Finanzinstitute gilt mit Jahresbeginn 2018 eine Aufzeichnungspflicht für praktisch alle im Zusammenhang mit einer Beratung durchgeführten Gespräche. Bezüglich der Regelungen für Vermittler mit einer Genehmigung nach § 34f GewO (Gewerbeordnung) bestehen derzeit noch Unsicherheiten. Branchenkenner gehen jedoch davon aus, dass auch für sie die neue Regelung früher oder später greifen wird. Einige Institute haben ihre Telefonanlagen bereits entsprechend umgerüstet, doch das Beratungsgeschäft findet nicht ausschließlich über Festnetz statt. Um sich alle Optionen offen zu halten, können Finanzberater auf spezielle MiFID II-konforme Anbieter wie PhoneRecorder zurückgreifen. Das seit Dezember 2017 deutschlandweit verfügbare System zeichnet sowohl Festnetz- als auch Mobilfunkgespräche regelkonform auf.

Anrufen, Aufzeichnen, Speichern und Abrufen

Die Bedienung der Anwendung ist einfach: Nach einmaliger Registrierung nehmen Nutzer die Nummer des PhoneRecorders zum Gespräch einfach hinzu. Bei der Anrufannahme ordnet das System den Anrufer dem Kundenkonto entweder gemäß der abgehend übermittelten Telefonnummer zu oder fragt alternativ eine PIN ab. Dabei können auch mehrere Teilnehmer in die Konferenz eingebunden werden. „Ganz wichtig aus Datenschutzgründen: Ohne eine Einverständniserklärung des zu beratenden Gesprächspartners darf generell kein Gespräch aufgenommen werden“, erklärt Augustin Brunner, Geschäftsführer der PhoneRecorder GmbH.

Das Leistungspaket umfasst die Aufzeichnung der Telefonate, die Möglichkeit, den Namen und die Nummer des Gesprächspartners sowie Gesprächsinhalte als Notizen zu ergänzen, die datenschutzgerechte Aufbewahrung der Aufzeichnungen und Notizen sowie das Abspielen und Herunterladen der Aufzeichnung.

Gesetzeskonforme Datenaufnahme und – Speicherung

Die Gesprächsaufzeichnung und Datenspeicherung erfolgt GDPR-konform (General Data Protection Regulation), wobei alle Dateien redundant und verschlüsselt in zwei deutschen Rechenzentren abgelegt werden. Die Aufbewahrungsdauer beträgt, wie laut MiFID-Regelung vorgesehen, mindestens fünf Jahre. Dabei wird eine revisionssichere Aufbewahrung garantiert.

Sowohl Mitschnitte als auch Gesprächsnotizen können jederzeit abgefragt werden – so können selbst nach längerer Zeit Missverständnisse in der Kundenberatung ausgeräumt und Nachweispflichten erfüllt werden. Der Gesetzgeber sieht übrigens vor, dass die Informationen auf Anfrage auch den Kunden herausgegeben werden müssen. Berater sind verpflichtet, vor einer Aufzeichnung auch darauf hinzuweisen.

Volle Mobilität

Für die Nutzung von PhoneRecorder werden keine Apps, zusätzliche Hardware oder Telefonanlagenerweiterungen, sondern nur ganz normale Festnetz- und Mobiltelefone verwendet. Damit steht auch einer mobilen Nutzung nichts im Weg – wertvolle Zeit auf Reisen oder an anderen Orten außerhalb des Büros kann weiterhin produktiv genutzt werden. Somit sind die Auswirkungen der Aufzeichnungspflicht auf den Berateralltag minimiert.

Abrechnung ausschließlich nach Verbrauch

„Wir setzen bewusst auf ein einfaches und transparentes Kostenmodell mit einer Abrechnung nach Verbrauch“, sagt Jürgen Pfeiffer, Geschäftsführer und Produktstratege der PhoneRecorder GmbH. Der PhoneRecorder erfüllt alle Anforderungen an eine Dokumentation von Telefongesprächen nach MiFID II und eignet sich darüber hinaus für andere Anwendungsfälle, bei denen es um die sichere und datenschutzkonforme Aufzeichnung von vertraulichen Informationen geht. So kann er auch im Beschwerdemanagement, bei Bewerbungsgesprächen oder bei einer Mandantenberatung zum Einsatz kommen.


Verantwortlich für den Inhalt:
PhoneRecorder GmbH, Max-Planck-Str. 1, D-85716 Unterschleißheim
Tel.: +49/(0) 89/9995 000-99, Fax:
www.phonerecorder.eu

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