Keine Angst vor der DSGVO: Vieles war schon immer so, nur wurde es nicht kontrolliert.

DGfRP: Jede neue Regulierung verunsichert Berater und Makler

Die Datenschutz­Grundverordnung (DSGVO) geht in die Schlussgerade: Am 25. Mai muss das Regelwerk von allen Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, umgesetzt sein. Doch rechtfertigt der Aufwand, der landauf, landab für die DSGVO gemacht wird, überhaupt den Nutzen? „Gerade in unserer Branche, in der Vertrauen das A und O ist und daher für Finanzberater immer schon strenge Regeln kannte, dürfte die DSGVO kein Problem sein“, sagt Philipp von Wartburg, Geschäftsleiter Technologie & IT bei der Deutschen Gesellschaft für RuhestandsPlanung, DGfRP. „Und doch verunsichert jede Regulierung Berater und Makler erneut und führt zu einer weiteren Konsolidierungswelle.“

Die Zahl der registrierten Versicherungsvermittler war 2017 schon deutlich um fast 8.000 gesunken und ist im ersten Quartal 2018 erneut zurückgegangen: So waren in den ersten drei Monaten des Jahres mehr als 9.300 Personen weniger im Vermittlerregister des Deutschen Industrie­ und Handelskammertags erfasst. „Der Rückgang der Vermittler hilft weder den Kunden noch der Branche weiter“, sagt von Wartburg. „Viele Kunden können und wollen sich nicht über Robo­Advisor beraten lassen, sodass gute Beratung von immer weniger qualifizierten Vermittlern geleistet werden muss. Das kann nur dazu führen, dass die Beratungsqualität sinkt“, so von Wartburg.

Doch niemand müsse Angst haben vor der DSGVO, erklärt von Wartburg: „Vieles war schon immer so, nur wurde es bisher nicht kontrolliert.“ Ausführliche Informationen sind auf der Homepage der DGfRP unter „Aktuell/DSGVO“ zu finden. Hier nur die wichtigsten Punkte, die Makler beachten sollten:

• Datenschutz betrifft Hardware und Software und in der Regel auch Papier.
• Schaffen Sie sich einen Mehrwert für das eigene Unternehmen und installieren Sie einen Stellvertreter, machen Sie Notfallpläne, verbessern Sie Ihre Prozesse etc.
• Eine Datenverarbeitung muss rechtmäßig sein. Definieren Sie daher den legitimen Zweck. Die Abfrage des Geburtsdatums für den Newsletter­Versand ist beispielsweise nicht erlaubt.
• Sichern und verschlüsseln Sie Ihre Festplatte.
• Transparenz wird erfordert. Verarbeitungstätigkeiten müssen in einem Verzeichnis dokumentiert werden.
• E­Mails wird es auch weiterhin geben, aber: Verschlüsseln Sie Ihre Mitteilungen.
• Erweitern Sie die E­Mail­Signatur um den Datenschutz­Ansprechpartner und ­Beauftragten.
• Dokumentieren Sie alle Maßnahmen.
• Passen Sie Ihre Datenschutzerklärungen um Ansprechpartner, Kontaktdaten, Rechtsgrundlagen etc. an.
• Setzen Sie das „Recht auf Vergessen“ konsequent um. Wenn die Daten zum Beispiel noch aus Dokumentationsgründen benötigt werden, müssen sie zumindest gesperrt werden. Eine Löschung aus dem Archiv bzw. Backup ist nicht notwendig.
• Sollte doch mal etwas passiert sein, muss das der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden.

Diese Bestimmungen dürften in einer Branche, in der Vertrauen das A und O ist und daher für Finanzberater immer schon strenge Regeln kannte, kein Problem sein. Die meisten Makler sind denn auch an Systeme wie Verwaltungs­ und Beratungsplattformen angeschlossen, die jede neue Regelung direkt umsetzen. „Bei der DGfRP sind alle Systeme wie Quixx, Extranet und Finalife sicher und verschlüsselt – und das schon seit geraumer Zeit“, sagt Philipp von Wartburg. „So können sich unsere Makler darauf verlassen, dass die DSGVO bei ihnen problemlos über die Bühne geht.“